Aparece hoy en La Gaceta, el Decreto Ejecutivo N° 44401-MJP que establece la obligatoriedad en la tramitación electrónica de escrituras a través del servicio de Ventanilla Digital del Registro Nacional; obligatoriedad que empezará a regir exactamente en seis meses.
Se señalan entre las razones que justifican este decreto, el hecho de que al día de hoy, el 71.64% de los documentos son tramitados por dicho medio digital y que la medida permitirá ampliar el plazo de recepción de documentos así como un ahorro de aproximadamente 200 millones de colones en la partida de materiales y suministros del Registro Nacional.
Transcribimos textualmente los CONSIDERANDOS:
I.—Que los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) propuestos por la Asamblea General de las Naciones Unidas como parte de la Agenda 2030, constituyen un llamamiento universal a la acción para proteger el planeta, poner fin a la pobreza, mejorar las vidas y las perspectivas de las personas en todo el mundo, garantizan modalidades de consumo y producción sostenibles; por lo que, la utilización de las herramientas digitales y la eliminación del consumo de papel va en alineación con estos objetivos, significando ahorrar dinero, agilizar los procesos de protección de medio ambiente.
II.—Que el Gobierno de la República de Costa Rica, posee interés en impulsar la digitalización de los procesos, en concordancia con la agenda de los ODS y el contexto económico actual, para lo cual se requiere hacer un uso adecuado de las Tecnologías de la Información para fomentar la reactivación económica, la simplificación de los trámites, eliminación de los “cuellos de botella” y el fortalecimiento de la seguridad jurídica.
III.—Que en el programa de Gobierno de la República de Costa Rica, se indica en el apartado denominado: “Despertar nuestra economía” la importancia de impulsar la digitalización radical del Estado, con el fin de que la mayoría de los trámites se hagan de manera rápida desde la casa u oficina. Para ello, se propicia la interconexión de las bases de datos del Estado al utilizar la mediación tecnológica entre el ciudadano y el funcionario público.
IV.—Que por medio de Directriz del Poder Ejecutivo N° 067-MICITT-H-MEIC, publicada en La Gaceta N° 79 en fecha 25 de abril del 2014, denominada Masificación de la Implementación y el Uso de la Firma Digital en el Sector Público Costarricense, y la Ley N° 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento, se dispuso en lo conducente que todo nuevo desarrollo, funcionalidad o implementación de sistemas de información de las instituciones del sector público costarricense en las cuales se ofrezcan servicios al ciudadano deben incorporar mecanismos de autenticación mediante firma digital y certificados digitales de sello electrónico de personas jurídicas.
V.—Que el Registro Nacional emitió la Circular Administrativa N° DGL-00162019, publicada en La Gaceta N° 216 del 13 de noviembre del año 2019, sobre la utilización de la Ventanilla Digital, cuya finalidad es, implementar el trámite de documentos, mediante la presentación y recepción en formato digital de actos o contratos sujetos a inscripción, en los cuales medie la intervención de un Notario Público ante los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliario y de Personas Jurídicas del Registro Nacional.
VI.—Que esta ventanilla, tiene por objetivo, procurar la simplificación de trámites administrativos mediante el uso de esta alternativa de técnicas digitales. (…) El Registro Nacional ha puesto en marcha el servicio “Ventanilla Digital”, cuya finalidad es, implementar el trámite de documentos, mediante la presentación y recepción en formato digital de actos o contratos sujetos a inscripción, en los cuales medie la intervención de un Notario Público ante los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliario y de Personas Jurídicas en plena congruencia con la política país…»
VII.—Que la Dirección Nacional de Notariado publicó el Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en soporte electrónico de la Dirección Nacional de Notariado en La Gaceta N° 111 del 15 de junio del 2022, y posee como antecedente el acuerdo de la sesión extraordinaria N° 028-2020, celebrada por el Consejo Superior Notarial el 16 de setiembre del 2020, acuerdo N° 2020-028-004, donde se estableció un período transitorio para que el notario que no disponga actualmente de la firma digital realice los trámites oportunos para adquirirla y que todos los notarios cuenten con ella a partir del 1° de enero de 2021.
VIII.—Que la utilización de este mecanismo de presentación digital implica la desmaterialización del testimonio impreso de escritura que emite el Notario Público, para dar paso a un archivo digital en formato PDF que contenga la reproducción de la escritura matriz más su correspondiente engrose, firmado digitalmente por el Notario y tramitado en esta nueva Ventanilla Digital, en la cual, se elimina el uso de papel de seguridad notarial y de la boleta de seguridad, disminuyendo significativamente la posibilidad de fraudes extra registrales, que hoy en día se materializan mediante el uso de documentación falsificada o sustraída a los notarios
públicos, lo cual fortalece el sistema de seguridad jurídica preventiva.
IX.—Que el presupuesto del Registro Nacional ha tenido una significativa disminución en la partida de materiales y suministros desde la implementación de la Ventanilla Digital, el cual para el año 2023 conlleva un ahorro de aproximadamente 200 millones de colones en dicha partida, lo cual se incrementará conforme aumente la cantidad de usuarios de esta plataforma digital, bajo la política de cero papeles,
X.—Que la coexistencia de la presentación impresa de documentos en el diario único y por medio de Ventanilla Digital, impide ampliar el horario de recepción de documentos por medio de la Ventanilla Digital, en atención al principio de prioridad registral, lo cual, perjudica a los usuarios y en especial a los notarios públicos, que han manifestado la necesidad de extender el horario de recepción de documentos por medio de la Ventanilla Digital.
XI.—Que el uso de la plataforma de Ventanilla Digital ha crecido exponencialmente entre los notarios públicos desde su implementación en noviembre de 2019, en atención a los muchos beneficios que conlleva, y a la fecha el 71.64% de los documentos son tramitados por dicho medio digital, por lo que resulta oportuno y conveniente para los intereses del país, determinar cómo obligatorio el uso del Sistema de Ventanilla Digital del Registro Nacional.
XII.—Que el Gobierno de la República considera de importancia promover este tipo de sistemas e iniciativas comprometidas con el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS); la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (Ley N° 8220), y el mejoramiento de la competitividad del país, ya que facilitan el acceso a los servicios públicos, sobre todo a aquellas personas que antes tenían dificultades para llegar a las oficinas públicas, por condiciones físicas de movilidad o localización geográfica.
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“OFICIALIZACIÓN DE LA OBLIGATORIEDAD DE LA
PLATAFORMA DE LA VENTANILLA DIGITAL
DEL REGISTRO NACIONAL”
Artículo 1°—El Poder Ejecutivo, consciente de la importancia que genera para la sociedad el uso de nuevas tecnologías de información que facilitan el acceso a los servicios públicos, oficializa la obligatoriedad de la Ventanilla Digital del Registro Nacional, con las excepciones indicadas en el artículo 2 del presente decreto, como herramienta desarrollada para mejorar la eficacia, pertinencia, utilidad y transparencia en la función registral, bajo un formato cero papel.
Artículo 2°—El trámite de documentos mediante la presentación y recepción de los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliarios y de Personas Jurídicas del Registro Nacional y cualquier otro que a futuro defina el Registro Nacional, deberá realizarse de manera obligatoria a través de la plataforma Ventanilla Digital; a excepción de lo establecido en el artículo 5 de la Ley N° 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, y lo dispuesto en el artículo 4 de su Reglamento Decreto Ejecutivo N° 33018-MICITT, que por ley deben presentarse en formato papel y la constitución de las sociedades a que hace referencia los capítulos II y VIII
del Decreto Ejecutivo N° 37593-JP-MlNAE-MAG-MEICS, Reglamento para el Funcionamiento y la Utilización del Portal “Crear Empresa”, del 12 de febrero del 2013, y cualquier otro servicio digital que en el futuro llegue a desarrollarse en el marco del Decreto antes indicado,
Artículo 3°—El presente Decreto empieza a regir seis meses después de su publicación.
Dado en la Presidencia de la República, a los 13 días del mes de marzo del dos mil veinticuatro.
